Guía:
Actualiza a la versión
Verifactu paso a paso

1. Actualizar el
software para
trabajar con
Verifactu.

Una vez descargada la actualización, arrancaremos el programa en el servidor y ejecutándolo como administrador; al acceder a la base de datos por primera vez, nos dará un mensaje para actualización de la estructura de la misma, tras dicha actualización entraremos a la empresa y se nos mostrará la pantalla de Normativa fiscal, donde indicaremos cuál es la situación de la empresa con respecto al Reglamento Verifactu:

Dependiendo del tipo de empresa que seamos, deberemos escoger un check u otro (contribuyente por IS tiene obligación a partir de 01/01/2026), si nuestra empresa no está sujeta al IS la obligatoriedad de aplicación será a partir de 01/07/2026.

En nuestro caso hemos seleccionado opción SÍ y empresa contribuyente por IS e Impuesto aplicable IVA, en función del tipo de empresa que seamos se rellenará automáticamente la fecha de comienzo de envío de los registros de facturación:

2. Instalar el
certificado digital.

El programa nos preguntará de dónde obtener el certificado digital para su instalación como servicio.

Tendremos que instalar el certificado digital que nos va a identificar ante la AEAT. Su instalación deberá realizarse en el servicio del programa; dicho servicio se ejecuta en el servidor, y es el que se encarga de realizar los envíos de modo automático; las facturas o tickets podrán ser emitidos desde cualquiera de los puestos, pero el envío será realizado a través del servidor.

Para poder realizar la instalación del certificado deberemos disponer de permisos de administrador. El certificado se podrá instalar desde un fichero o bien importándolo desde el almacén de certificados si ya estuviese instalado en el servidor, aunque para usar esta opción es obligatorio que cuando se instalase se marcase la opción de “permitir exportar la clave”, sin eso no será posible usarlo. Una vez realizada la instalación nos dará mensaje de que el certificado está instalado:

3. Comprobar el
certificado digital.

Podremos comprobar dicho certificado desde Configuración > Verifactu > COMPROBAR CERTIFICADO SERVICIO:

4. Configurar el
formato de
impresión para
que sea visible
el código QR.

Para traer a visible en el formato de impresión de la factura el QR, tendremos que abrir el formato de impresión de la factura y seleccionar la variable DocumentoURLverificableQR y la arrastraremos a la ubicación de la factura en la que querremos que figure.

El código deberá tener un mínimo de 30x30 mm y un máximo de 40x40mm, debajo del mismo deberá incluirse un texto “VERI*FACTU”.

5. Consultar el
estado de envío
de un documento.

Toda la información del documento queda generada en el momento de su emisión, así como el código QR identificativo del mismo, cuya lectura con un dispositivo nos llevará directamente a la web de la AEAT en la que se podrán verificar en la página de AEAT los detalles del documento.

Mediante la solapa de herramientas de la pantalla de facturas (o tickets), pulsando la herramienta Verifactu, podremos ver el estado de envío del documento generado, y nos mostrará la URL que podremos abrir desde el propio documento (es la que nos abre también cuando escaneamos el QR de la factura).

Desde esta ventana podremos comprobar los envíos realizados y los posibles errores que se pudieran haber producido. Asimismo, los botones ver fichero y ver fichero respuesta, nos mostrarán los ficheros xml generados tanto para el envío como para el de respuesta de AEAT.

6. Subsanar envíos
de facturas.

También dispondremos de herramientas para subsanar un envío mediante un alta por rechazo (cuando no se exige la emisión de una factura rectificativa y la presentación inicial fue rechazada y por tanto no existe aún en AEAT), subsanación o subsanación por rechazo, para aquellos casos en que se puedan subsanar deficiencias del documento, sin necesidad de generar una factura rectificativa:

Dado que desaparece la posibilidad de modificar facturas emitidas, sí que dispondremos de la opción, dentro de la propia herramienta Verifactu, para anular la factura (botón generar anulación), el utilizar este botón tendrá como consecuencia que se remitirá una comunicación de anulación a la AEAT , lo que hará que esa factura quede dada de baja en su sistema, asimismo en el programa ese documento también quedará marcado como anulado, por lo que no saldrá en listados ni informes, sus líneas quedarán sin incidencia a nivel de inventarios, ni de informes o estadísticas, los vencimientos quedarán también eliminados.

Por otra parte, si dicho documento procediese de albaranes, los mismos quedarían liberados para poder ser asociados a una nueva factura de venta. Si la factura anulada no procede de albaranes y la hemos tenido que anular, podremos duplicar la anulada y hacer las correcciones precisas antes de realizar su emisión. Si la factura anulada procedía de albaranes, podremos realizar las correcciones en el albarán o albaranes correspondientes. En otro caso tendremos que realizar las correcciones necesarias mediante facturas rectificativas.

*CASOS EXCEPCIONALES: empresas que tengan más de una empresa en Verifactu en la misma base de datos.

7. Dar de alta
empresas
adicionales.

Si fuese necesario dar de alta empresas adicionales podríamos hacerlo desde el botón de configuración Verifactu.

En el apartado empresas, daremos de alta la empresa o empresas. (agregar con el signo + rellenar descripción y seleccionar cuál será la empresa por defecto).

En la parte inferior señalaremos si la empresa informada está “No acogida” (o “Acogida al sistema” y en caso de acogernos se indicará la fecha de alta, normalmente la fecha fin quedará en blanco. También podremos introducir un texto para la descripción general de las operaciones, o dejarlo en blanco.

En tipo de impuesto indicaremos el que es de aplicación a nuestra empresa. Posteriormente podremos indicar el NIF y razón social de la empresa cuyo Verifactu estamos configurando.

Tras lo anterior, tendremos que instalar el certificado digital que va a identificar a esa nueva empresa ante la AEAT. Para ello tendremos que instalarlo en el servicio del programa, dicho servicio se ejecuta en el servidor, y es el que se encarga de realizar los envíos de modo automático; las facturas o tickets podrán ser emitidos desde cualquiera de los puestos, pero el envío será realizado a través del servidor. Para poder realizar la instalación del certificado deberemos disponer de permisos de administrador.

El certificado se podrá instalar desde un fichero o bien importándolo desde el almacén de certificados si ya estuviese instalado en el servidor aunque para usar esta opción es obligatorio que cuando se instalase se marcase la opción de “permitir exportar la clave”, sin eso no será posible usarlo.

Una vez instalado el certificado servicio, podremos usar el botón comprobar certificado para verificar que está correctamente configurado.

8. Configurar
series de
facturación.

Por otra parte, en la configuración de series de facturación tendremos que indicar a qué empresa de las que damos de alta en Verifactu correspondería cada serie de facturación, por ejemplo:

Con estos pasos ya tendríamos configurada la empresa o empresas y podríamos trabajar. Los procesos ordinarios serán los mismos que siempre, solo deberemos tener en cuenta que, en el momento de la emisión de la factura o ticket, ésta será automáticamente enviada a la AEAT.