Un Sistema Informático de Facturación (SIF) es un software o conjunto de herramientas informáticas que permite emitir, registrar, conservar y garantizar la validez fiscal de las facturas en formato digital. Su objetivo principal es asegurar que los documentos emitidos no puedan alterarse una vez generados, y que la información contenida sea verificable.
No basta con “hacer una factura digital”; el SIF debe cumplir con exigencias legales estrictas para ser aceptado por la administración tributaria (en España, la Agencia Estatal de Administración Tributaria, AEAT).
¿Por qué necesitas un SIF en tu empresa?
El SIF permite emitir y conservar facturas electrónicas de forma legal y segura, cumpliendo con la normativa española. No solo evita sanciones, sino que también mejora la eficiencia y el control interno. Entre sus funciones principales destacan:
Generar facturas electrónicas con validez fiscal.
Enviar automáticamente la información a la Agencia Tributaria (AEAT).
Garantizar que los datos no puedan manipularse.
Conservar los registros durante los años que exige la ley.
Facilitar auditorías y reportes contables.
El respaldo legal: la Ley Antifraude y el Reglamento Verifactu
Dos normativas que condicionan cómo deben ser estos sistemas en España son:
Ley Antifraude (Ley 11/2021)
Establece requisitos para los sistemas de facturación con el fin de evitar fraudes fiscales.Reglamento Verifactu (RD 1007/2023)
Define criterios técnicos para que un sistema de facturación sea considerado válido ante la AEAT.
El Reglamento de Verifactu introduce nuevas obligaciones para los SIF que quieran operar “con Verifactu”, es decir, que transmitan sus registros de forma continua al sistema de la Agencia Tributaria.
Cómo funciona un SIF: tecnología al servicio de la confianza
Para cumplir con los requisitos legales, un SIF debe garantizar:
Integridad: que los datos no puedan alterarse después de emitidos.
Conservación:que los documentos y registros se mantengan accesibles durante el tiempo que exija la ley.
Accesibilidad: poder consultar las facturas y registros cuando las autoridades lo necesiten.
Legibilidad: que los documentos sean legibles, incluso pasados los años.
Trazabilidad: registro cronológico (logs) de cada evento o acción sobre las facturas, como quién hizo una modificación (si fuera posible) y cuándo.
Inalterabilidad: impedir modificaciones no autorizadas tras la emisión.
Además, los SIF deben poder conectarse con la AEAT mediante firma electrónica o certificado digital reconocido.
Verifactu: el salto hacia la facturación conectada
Hasta ahora, muchos programas simplemente almacenaban los datos de facturación. Con Verifactu, la nueva generación de SIF transmite la información directamente a Hacienda en tiempo real, cumpliendo con siete principios esenciales:
seguridad, automatización, integridad, conexión, secuencia, instantaneidad y veracidad.
Esto ofrece una ventaja clave: los datos quedan automáticamente registrados ante la AEAT, reduciendo riesgos y simplificando el cumplimiento fiscal.
Ventajas de un SIF homologado para empresas
Adoptar un SIF certificado y conforme con Verifactu trae beneficios, entre ellos:
Eficiencia operativa: emitir y gestionar facturas con menos esfuerzo, de forma ágil y automática.
Reducción de errores: al automatizar cálculos, registros y validaciones, disminuyen los fallos humanos.
Mejor control del flujo de caja: integración con cobros, pagos y conciliaciones.
Confianza frente a clientes y autoridades: facturas autorizadas, verificables y con respaldo legal.
El adiós a los programas de facturación no certificados
A partir del 1 de enero de 2026, los programas informáticos de facturación que no cumplan con la normativa Verifactu dejarán de ser válidos. Esto significa que si tu empresa utiliza un software de gestión o facturación, deberá garantizar la integridad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros. Sin embargo, Verifactu no obliga a tener un SIF ni un software específico. Las empresas o autónomos que no utilicen programas informáticos pueden seguir emitiendo facturas manualmente, por ejemplo en Word o Excel, siempre que cumplan los requisitos legales generales de facturación.
Las sanciones por incumplir
Usar software no homologado puede salir caro. Las sanciones pueden llegar hasta 50.000 € por ejercicio, y la Agencia Tributaria puede revisar hasta cuatro años atrás. Además, aunque aún se permite la facturación manual en papel, esta opción pronto quedará obsoleta ante la obligatoriedad de la factura electrónica y los SIF certificados.
Tu empresa lista para Verifactu 2026
El Sistema Informático de Facturación (SIF) es el nuevo estándar para las empresas que quieren facturar de forma legal, moderna y transparente. Implementar un SIF certificado te permite cumplir con la ley, reducir errores y ganar eficiencia operativa. Si tu empresa aún no ha dado el paso, este es el momento de modernizar tu facturación y prepararte para Verifactu 2026, llámanos.
