El circuito de ventas son las etapas que un ERP debe cumplir para lograr completar una transacción de adquisición de bienes o servicios. Este proceso consiste en una serie de fases que atraviesa una empresa desde el marketing hasta que se efectúa la venta. Cada empresa tiene sus propios procesos, pero el fin es optimizar la gestión para lograr mayores beneficios económicos.
Gracias a las entidades de compras y ventas y su trazabilidad entre las mismas podemos dar acceso al consumidor a más productos y servicios, permitiendo actuar y poder realizar modificaciones además de tener innovación en productos y mejores precios.
El ciclo de compra y venta permite entre otros:
Peticiones de oferta, comparativa de presupuestos entre los distintos proveedores, presupuestos, pedidos de cliente, albaranes, facturas y tickets o facturas simplificadas. Condiciones comerciales, gestionando detalles como asociar artículos en una venta, o promociones AxB.
En los documentos de venta, tanto dentro de presupuestos como de pedidos, existe un campo llamado seguimiento, que debemos activar desde los formatos de edición.
Los formatos de edición permiten configurar el aspecto y campos a mostrar en cada una de las pantallas de nuestro ERP. Cada uno de estos campos puede hacerse visible sí o no, hacer parada o bien de sólo lectura, cambiar el ancho… es decir, podemos modificar y personalizar la pantalla según las necesidades de cada usuario.
Por supuesto, desde los formatos de edición podemos hacer cambios y añadir datos adicionales. Los datos adicionales son todos aquellos datos que de manera nativa no aparecen en la aplicación, pero que el sistema permite crear y poder trabajar con ellos, como datos totalmente operativos, permitiendo añadir ilimitados campos a las diferentes entidades.
El campo de seguimiento dentro de presupuestos y pedidos, permite que podamos llevar un control sobre el estado del mismo, con las indicaciones en cada momento como, por ejemplo:
- Pendiente.
- En estudio.
- Esperando pago.
- En tránsito.
- Preparado almacén.
- Pagado.
Los estados son entidades libres que puede indicar cada empresa con sus necesidades.
Ahora desde la opción de ventas “Reemitir documentos” tenemos la opción de poder filtrar por seguimiento, conociendo así de un vistazo y agrupando por estados cómo se encuentran los pedidos y presupuestos.
Es importante añadir que la reemisión de documentos facilita notablemente el trabajo en nuestras soluciones, ya que existe tanto en compras como en ventas. Gracias a esta función, podemos emitir o reemitir, todos los documentos necesarios con una serie de restricciones, como tipo de documento, fecha, cliente, agente, almacén, etcétera. Esto, por ejemplo, nos permite enviar de una vez toda la facturación del mes, tanto de manera impresa en papel, como por correo electrónico.
Por medio de esta opción podemos sacar tantas copias como sea necesario de cada uno de sus documentos, de uno en uno, en conjunto o de un período, etc. y ahora por el seguimiento tanto de pedidos como de presupuesto, etc.
