Una vez más queremos recordar el proceso para el cierre y apertura de año contable en nuestros sistemas, por ello, hemos desarrollado una guía con los pasos más importantes pero, por supuesto, no dejes de llamarnos ante cualquier consulta para poder acompañarte en este proceso.
Existen 2 opciones.
Opción 1
Cambio de año
A la hora de realizar el cambio de año en SQL Pyme, SQL Obras y SQL TPV, existen 2 opciones para el nuevo ejercicio, siendo la más recomendada el continuar con el ejercicio sin abrir nuevo año. Esta opción tiene las ventajas de que apenas hay que hacer cambios y además, nos permite tener los históricos y estadísticas más a mano, sin necesidad de cambiar de ejercicio para hacer una consulta de años anteriores.
SQL Pyme, SQL Obras y SQL TPV están pensados para poder tener múltiples ejercicios dentro de la misma base de datos por lo que no sería necesario abrir un nuevo año, sino que podremos continuar en el mismo periodo y la aplicación se encargará en función a la fecha de separar por año tanto las estadísticas, ventas… como el enlace contable, contabilizando cada uno de los movimientos según su fecha en el año correspondiente en contabilidad.
De esta manera, cuando llegue el nuevo año no tendremos que abrir ningún ejercicio y continuaremos en el mismo, tan sólo será necesario si se requiere, realizar 2 cambios: Si usted usa series de documentos, deberá crear nuevas series en los documentos para que los contadores de facturas, albaranes, pedidos… empiecen otra vez en 0. Para ello nos iremos a Archivo – Series de documentos y crearemos una nueva serie para cada tipo de documento que queramos inicializar los contadores. La imagen muestra que para el ejercicio 2023, el contador de las facturas comenzará en 0 y esto mismo podemos realizarlo para el resto de documentos.
Para que tome esta serie automáticamente en los documentos, pondremos en el formato de edición de los documentos, la serie por omisión. Para ello, desde los documentos (por ejemplo factura), pulsaremos el botón derecho del ratón mostrándose un menú en el que seleccionaremos la opción “configurar”, accederemos al formato de edición y en la casilla de serie, colocaremos la nueva serie que queremos que ponga por defecto.
El otro cambio opcional que podremos realizar es indicar en la configuración de la aplicación el año contable en el que estamos. Para ello en Configuración – Aplicación podremos indicar el año contable. Con estos 2 pasos sencillos ya tendremos configurada la aplicación para continuar con el nuevo ejercicio. Este proceso es el recomendado, al no tener que realizar ningún otro paso y al tener el histórico de todos los movimientos en el mismo periodo, permitiendo de esta manera consultar cualquier movimiento directamente, ver las ventas de cualquier ejercicio, o sacar comparativas de estadísticas de los diferentes años que tengamos en línea.
Opción 2
Cambio de año
La 2ª opción que tenemos es la de abrir un nuevo año mediante una base de datos nueva e independiente de la que estamos. Para ello nos iremos a Configuración – Cambiar de usuario o empresa y ahí podremos crear un nuevo año. Una vez indicado un nuevo año, nos generará una nueva base de datos con el nuevo ejercicio y podremos indicar si queremos copiar los usuarios y la configuración de la empresa. De esta forma, nos creará un nuevo año con los usuarios y los formatos del ejercicio anterior pero de momento vacía en cuanto a datos.
Una vez creado el año podremos ir a Utilidades – Copiar datos entre empresas para pasar los datos que nos interesen del ejercicio anterior. Para ello, una vez que pulsemos en copiar datos entre empresas marcaremos el año del que queremos copiar y le daremos a siguiente.
En la siguiente ventana nos aparecerán todas las opciones que podremos copiar del ejercicio anterior. Así iremos marcando todos los datos que nos interesan copiar al ejercicio actual, pasando sobre todo los maestros de un ejercicio a otro. En esta ventana podremos marcar cada una de las opciones o desmarcarlas, expandir todos los grupos para ver todas las subopciones de cada proceso así como poder filtrar el desde hasta de los datos que queramos copiar. Para facilitar el proceso de copia de datos se han establecido una serie de estilos predefinidos con las opciones más comunes de copia de datos.
Los estilos que podremos escoger serán:
- Copiar sólo categorías
- Copiar maestros y stock
- Copiar sólo series
- Copiar maestros, stocks y documentos pendientes
- Copiar todo.
Escogiendo uno de esos estilos nos marcará diferentes opciones de copia, pudiendo desmarcar cualquiera de las que queramos o marcar nuevas opciones.
Copiar categorías
Si activamos este estilo nos marcará la opción de categorías que equivaldrían a todas las tablas auxiliares de la aplicación, (idiomas, formas de pago, formas de envío, datos adicionales…). Esta opción no marcará por defecto los maestros de clientes, proveedores…
Copiar maestros y stock
Este estilo marcará las opciones de categorías (tablas auxiliares) y todos los maestros de la aplicación (clientes, proveedores, artículos, familias…). Además también copiará el stock del ejercicio anterior generando en el nuevo año automáticamente un recuento absoluto con el stock que tengamos.
Esta opción será la más común pues nos permitirá pasar todos los maestros y el stockaje que tengamos mediante un recuento absoluto.
Copiar maestros y stock y documentos pendientes
Esta opción que también será de las habituales, nos permitirá además de copiar todos los maestros con sus tablas auxiliares y el stock mediante un recuento absoluto automático, el copiar todos los documentos pendientes del ejercicio que hayamos marcado.
De esta manera, copiaría los presupuestos pendientes, los pedidos pendientes de enviar, los albaranes pendientes de facturar y las facturas o tickets que no estén totalmente cobradas. De esta manera, tendríamos en este nuevo ejercicio todos esos documentos pendientes.
Copiar solo series
Esta opción nos permite copiar las series del ejercicio que hayamos marcado.
Copiar todo
Esta opción copiaría todo lo del ejercicio anterior aunque en este proceso no tendría mucha aplicación pues sino ya no cambiaríamos de ejercicio.
