Factura electrónica: ¿está preparado su programa de gestión?

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Ya en vigor

Desde el 15 de enero de 2015 todas las facturas enviadas a administraciones públicas tienen que realizarse en formato electrónico. La Consejería de Hacienda creó una orden que obliga a las administraciones a proporcionar un punto de entrada de facturas electrónicas.  La ley de diciembre de 2013 ya estipulaba que el Estado, las comunidades y entidades locales se encargarían de ofrecer los medios necesarios para la recepción de facturas electrónicas de sus organismos dependientes.

En qué consiste

La factura electrónica es el documento digital que reemplaza a la factura tradicional. A efectos legales tiene la misma validez que una factura en papel, por lo que no deja de ser un justificante de entrega de bienes o prestación de servicios válido y totalmente legal. La única diferencia es que se expide y se recibe en formato electrónico.

Una factura electrónica no es…

Una factura enviada solamente en formato electrónico no es válida legalmente. Necesita ser rubricada por un certificado de firma electrónica.

¿Qué es la firma electrónica?

Como resultado de ejecutar un algoritmo matemático sobre un conjunto de datos, en este caso una factura electrónica, se genera una cadena de caracteres (nombres, letras, símbolos). Esa cadena es única para cada documento por lo que se utiliza como garantía de que ese documento no ha sido modificado. Al generarse  a partir de un certificado electrónico sirve para identificar al emisor de dicha factura.

Ventajas

• Ahorro de costes: sin la impresión, almacenaje o envío se estima un ahorro de 0,75 eur. Por factura.
• Agilidad: se reducen considerablemente los tiempos de gestión.
• Simplificación: desde el archivo de facturas, contabilidad hasta procesos administrativos.
• Seguridad: los certificados digitales garantizan integridad y la identificación legal del emisor.
• Obligaciones del emisor
• Usar el certificado otorgado por la Agencia Tributaria
• Conservar las facturas emitidas
• Asegurar la legibilidad del formato original
• Asegurar el acceso a las facturas

Factura-e: ¿cómo funciona?

• Consiga su certificado electrónico

En la web del Ministerio de Hacienda puede solicitar su certificado electrónico, su identificación en el plano digital.

• Hacienda valida su certificado

El Ministerio pone en vigencia su firma digital y el usuario ya puede utilizar el sistema.

• Rellene su factura

Mediante su software de gestión puede rellenar su factura eligiendo su firma electrónica para poder hacerla totalmente legal.

• Se generan documentos electrónicos

Se emitirá un XML, un pdf o cualquier formato válido necesario que se podrá enviar al cliente, imprimirse o enviarse por email con su firma digital incorporada.

Nuestros programas de gestión ya incorporan las funciones de generación de facturas electrónicas firmadas digitalmente que se pueden emitir en los formatos autorizados que se prefieran. Supone un avance en la gestión contable y de tesorería en cuestiones como agilidad o ahorro de costes.