¿Cómo es y qué obligaciones tiene la factura electrónica para las Administraciones Públicas?

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Una factura electrónica es una versión electrónica de una factura en papel, legalmente válida en España. Contiene toda la información necesaria en una factura y está firmada digitalmente para certificar tanto el contenido como el emisor de la factura. Como es una factura que se expide y recibe en formato electrónico, ahorraremos en costes y ganaremos en agilidad y eficacia en los distintos procesos de facturación y gestión.

La factura electrónica incluida en nuestro ERP permite emitir facturas con los requisitos técnicos necesarios para poder trabajar con las administraciones públicas o empresas privadas.

Desde el 15 de enero de 2015 las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deben ser electrónicas. Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, le proporcionamos información sobre cómo cumplir la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas.

Están sujetas a la obligatoriedad de aceptación de facturas electrónicas por parte de la Administración:

• La Administración General del Estado, las Administraciones de las Comunidades Autónomas y las Entidades que integran la Administración Local.
• Las entidades gestoras y los servicios comunes de la Seguridad Social.
• Los Organismos autónomos.
• Las Universidades Públicas.
• Las entidades de derecho público que, con independencia funcional o con una especial autonomía reconocida por la Ley, tengan atribuidas funciones de regulación o control de carácter externo sobre un determinado sector o actividad.
• Las entidades de derecho público vinculadas a una o varias Administraciones Públicas o dependientes de las mismas que cumplan alguna de las características siguientes:

1. Que su actividad principal no consista en la producción en régimen de mercado de bienes y servicios destinados al consumo individual o colectivo, o que efectúen operaciones de redistribución de la renta y de la riqueza nacional, en todo caso sin ánimo de lucro

2. Que no se financien mayoritariamente con ingresos, cualquiera que sea su naturaleza, obtenidos como contrapartida a la entrega de bienes o a la prestación de servicios. No obstante, no tendrán la consideración de Administraciones Públicas las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.

• Los órganos competentes del Congreso de los Diputados, del Senado, del Consejo General del Poder Judicial, del Tribunal Constitucional, del Tribunal de Cuentas, del Defensor del Pueblo, de las Asambleas Legislativas de las Comunidades Autónomas y de las instituciones autonómicas análogas al Tribunal de Cuentas y al Defensor del Pueblo, en lo que respecta a su actividad de contratación.
• Las Diputaciones Forales y las Juntas Generales de los Territorios Históricos del País Vasco en lo que respecta a su actividad de contratación. Asimismo, están sujetas las mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social en los términos indicados en la Ley.

Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

• Estar escritas en un lenguaje informático determinado (Facturae 3.2 ó 3.2.1).
• Estar firmadas electrónicamente.
• Indicar el destinatario de la factura electrónica.

La factura electrónica nos permite ahorrar costes, datos del Ministerio de Industria reflejan más de 120 millones de € de ahorro cada año, así como reducir el uso de papel evitando generación de residuos, consumo de los recursos naturales (madera, agua y energía) y los problemas de contaminación añadidos. Además, este sistema aumenta notablemente la seguridad, ya que está cifrado, es un envío directo del emisor al receptor y se firma digitalmente.

Hay que garantizar la validez de este tipo de factura cumpliendo los requisitos de:

• Garantizar la autenticidad de su origen.
• La integridad de su contenido.

Los tipos de factura electrónica que existen son:

• Formato PDF: se utiliza cuando el destinatario es un particular, un profesional o una Pyme cuyo único interés sea guardar digitalmente la factura, pero no volver a teclear los datos ya que con este formato no se facilita el ingreso de los datos de la factura.
• Formato FACTURAe 3.1: cuando el envío es de ordenador a ordenador se utiliza el formato XML, en España la Agencia Tributaria utiliza la variante Facturae y es el único formato aceptado. Necesitará un programa con factura electrónica para enviarlas y recibirlas.

Nuestros programas con factura electrónica le permiten hacer todo el proceso digitalmente, ahorrando costes y ganando agilidad.

Solicite su certificado digital: en la web del Ministerio de Hacienda puede solicitar su certificado electrónico, su identificación en el plano digital.

Hacienda valida su certificado: El Ministerio pone en vigencia su firma digital y entonces el usuario ya puede utilizar el sistema.

Rellene su factura en nuestras soluciones: mediante nuestros programas de gestión puede rellenar su factura eligiendo su firma electrónica para poder hacerla totalmente legal.

Se generan documentos electrónicos: Se emitirá un XML, un PDF o cualquier formato válido necesario que se podrá enviar al cliente, imprimir o mandar por email con su firma digital incorporada.