El nuevo módulo de gestión de alquileres permite a empresas que faciliten servicios de alquiler, realizar un seguimiento de la mercancía que regresa y de la mercancía que aún no se ha devuelto. Pero más allá de eso hemos conseguido cubrir todas las necesidades de gestión mediante una serie de funcionalidades que incluimos en nuestro software ERP.
Monitorización y emisión
Podrá realizar un seguimiento mediante distintos parámetros de tiempos desde su programa de gestión. También tendrá la ventaja de enlazar esta gestión con la previsualización y elaboración de facturas y otros documentos asociados. Se generarán distintas series para la emisión de albaranes, devoluciones, facturación. Con la hora de corte asociada a cada alquiler se precisará la gestión de devoluciones.
Datos adicionales
Podremos incluir en el software ERP datos adicionales que consideremos relevantes con la fecha original de alquiler y las unidades originalmente alquiladas, que se irán replicando en los sucesivos albaranes y facturas de cada periodo de facturación.
Datos adicionales en facturas
En cuanto a los datos adicionales en facturas, podremos definir opcionalmente datos adicionales con los parámetros de cálculo de cada línea de alquiler en el programa de gestión. Aunque estos datos aparecen reflejados en la descripción de la línea, esto nos permite disponer de los mismos de modo sistemático y poder así emplearlos en otros procesos tales como:
Fecha inicial del periodo de facturación.
Fecha final del periodo de facturación.
Número de días festivos comprendidos dentro de dicho periodo.
Número de unidades alquiladas en dicho periodo.
Proceso de facturación
El proceso de facturación de alquileres consiste en seleccionar los albaranes de alquiler y devolución que se encuentren pendientes de facturar, pertenecientes a las series indicadas en la configuración, y emitir las facturas correspondientes al servicio de alquiler de los productos contenidos en dichos albaranes.
En la factura se computarán los días de alquiler correspondientes al periodo comprendido entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha de emisión del albarán de devolución descontando los días festivos comprendidos en dicho periodo. Para los artículos que aún no hayan sido devueltos se facturarán los días comprendidos entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha final del periodo que se está facturando, ambas inclusive.
Además, para los artículos que siguen alquilados, se emitirá un nuevo albarán de forma que sean tenidos en cuenta en el próximo periodo de facturación. Este albarán se emitirá en un almacén especial de modo que no afecte al stock de los almacenes reales.
Lista de albaranes
Esta funcionalidad del programa de gestión, nos ofrece la oportunidad de comprobar los albaranes que se encuentran pendientes de facturar con las restricciones que hemos establecido y nos indicará, mediante unas líneas de separación, los que se van a agrupar en una misma factura, atendiendo a los criterios de agrupación que hemos definido.
Antes de generar facturas
Pulsando el botón Previsualizar se mostrará un informe con el listado de facturas que obtendremos al realizar el proceso de facturación en nuestro software ERP. Una vez que estemos satisfechos con los parámetros establecidos para el proceso, podemos pulsar el botón Facturar e iniciar el proceso real de facturación. Podremos interrumpirlo en cualquier momento pulsando el botón Abortar, con lo que eventualmente quedarán algunos albaranes sin facturar y podremos retomar el proceso de facturación en otro momento para los albaranes que hayan quedado pendientes.
Al final del proceso se emitirán las facturas correspondientes.
Con esta mejora de nuestros programas de gestión podremos administrar nuestro servicio de alquiler cubriendo todos los detalles necesarios para su buen funcionamiento y la satisfacción de nuestros clientes.
