Hace ya algún tiempo habíamos hablado del módulo de gestión de alquileres del que constan nuestros sistemas, pero hoy queremos recordarlo por ser una funcionalidad tan importante e interesante para muchos sectores.
Una empresa que gestiona alquileres puede ser desde una empresa de impresión gráfica que alquila copiadoras, hasta una empresa de construcción que alquila maquinaria pesada. Además existen alquileres de todo tipo alquiler para audiovisual, alquiler de andamios, artículos de jardinería, etc.
Son cientos de actividades las que alquilan todo tipo de artículos por periodos concretos de tiempo, por ello y como decimos nuestros sistemas constan de un módulo que cubre su problemática y permite controlar en todo momento el estado del alquiler de la mercancía.
El proceso de facturación de alquileres consiste en seleccionar los albaranes de alquiler y devolución que se encuentren pendientes de facturar y emitir las facturas correspondientes al servicio de alquiler de los productos contenidos en dichos albaranes.
En la factura se computarán los días de alquiler correspondientes al periodo comprendido entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha de emisión del albarán de devolución descontando los días festivos comprendidos en dicho periodo. Para los artículos que aún no hayan sido devueltos se facturarán los días comprendidos entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha final del periodo que se está facturando, ambas inclusive.
Además, para los artículos que siguen alquilados, se emitirá un nuevo albarán de forma que sean tenidos en cuenta en el próximo periodo de facturación. Este albarán se emitirá en un almacén especial, indicado en la configuración, de modo que no afecte al stock de los almacenes reales.
Monitorización y emisión
El módulo de gestión de alquileres, nos permite realizar un seguimiento mediante distintos parámetros de tiempos desde nuestro ERP, con la hora de corte asociada a cada alquiler se precisará la gestión de devoluciones. También tendremos la ventaja de enlazar esta gestión con la previsualización y elaboración de facturas y otros documentos asociados, generando distintas series para la emisión de albaranes, devoluciones, facturación.
Datos adicionales
Este sistema nos permite incluir en el software todos los datos adicionales que consideremos relevantes como la fecha original de alquiler, o las unidades originalmente alquiladas, que se irán replicando en los sucesivos albaranes y facturas de cada periodo de facturación.
Datos adicionales en facturas
En cuanto a los datos adicionales en facturas, podremos definir opcionalmente datos adicionales con los parámetros de cálculo de cada línea de alquiler. Aunque estos datos aparecen reflejados en la descripción de la línea, esto nos permite disponer de los mismos de modo sistemático y poder así emplearlos en otros procesos tales como:
- Fecha inicial del periodo de facturación.
- Fecha final del periodo de facturación.
- Número de días festivos comprendidos dentro de dicho periodo.
- Número de unidades alquiladas en dicho periodo.
Proceso de facturación
El proceso de facturación de alquileres consiste en seleccionar los albaranes de alquiler y devolución que se encuentren pendientes de facturar, pertenecientes a las series indicadas en la configuración, y emitir las facturas correspondientes al servicio de alquiler de los productos contenidos en dichos albaranes.
En la factura se computarán los días de alquiler correspondientes al periodo comprendido entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha de emisión del albarán de devolución, descontando los días festivos comprendidos en dicho periodo. Para los artículos que aún no hayan sido devueltos, se facturarán los días comprendidos entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha final del periodo que se está facturando, ambas inclusive.
Además, para los artículos que siguen alquilados, se emitirá un nuevo albarán de forma que sean tenidos en cuenta en el próximo periodo de facturación. Este albarán se emitirá en un almacén especial de modo que no afecte al stock de los almacenes reales.
Lista de albaranes
Esta funcionalidad del programa de gestión, nos ofrece la oportunidad de comprobar los albaranes que se encuentran pendientes de facturar con las restricciones que hemos establecido, y nos indicará mediante unas líneas de separación, los que se van a agrupar en una misma factura, atendiendo a los criterios de agrupación que hemos definido.
Antes de generar facturas
Pulsando el botón Previsualizar, se mostrará un informe con el listado de facturas que obtendremos al realizar el proceso de facturación. Una vez que estemos de acuerdo con los parámetros establecidos para el proceso, podemos pulsar el botón facturar, e iniciar el proceso real de facturación.
Al final del proceso se emitirán las facturas correspondientes.
