El proceso de facturación de alquileres consiste en seleccionar los albaranes de alquiler y devolución que se encuentren pendientes de facturar y emitir las facturas correspondientes al servicio de alquiler de los productos contenidos en dichos albaranes.
Hoy queremos recordar y explicar nuevas funcionalidades que hemos añadido al módulo de alquileres. Ya en este blog hemos hablado de la importancia de este sistema dentro del ERP, para todas aquellas empresas que gestionan alquileres y que pueden ser desde una empresa de impresión gráfica que alquila copiadoras, hasta una empresa de construcción que alquila maquinaria pesada. Además, existen alquileres de todo tipo como alquiler para audiovisual, alquiler de andamios, artículos de jardinería, mobiliario, atrezzo, etc. Son cientos de actividades las que alquilan todo tipo de artículos por periodos concretos de tiempo, por ello y como decimos, nuestros sistemas constan de un módulo que cubre su problemática y permite controlar en todo momento el estado del alquiler de la mercancía.
El proceso de facturación de alquileres consiste en seleccionar los albaranes de alquiler y devolución que se encuentren pendientes de facturar y emitir las facturas correspondientes al servicio de alquiler de los productos contenidos en dichos albaranes.
En la factura se computarán los días de alquiler correspondientes al periodo comprendido entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha de emisión del albarán de devolución descontando los días festivos comprendidos en dicho periodo. Para los artículos que aún no hayan sido devueltos se facturarán los días comprendidos entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha final del periodo que se está facturando, ambas inclusive.
Además, para los artículos que siguen alquilados, se emitirá un nuevo albarán de forma que sean tenidos en cuenta en el próximo periodo de facturación. Este albarán se emitirá en un almacén especial, indicado en la configuración, de modo que no afecte al stock de los almacenes reales.
Monitorización y emisión
El módulo de gestión de alquileres, nos permite realizar un seguimiento mediante distintos parámetros de tiempos desde nuestro ERP, con la hora de corte asociada a cada alquiler se precisará la gestión de devoluciones. También tendremos la ventaja de enlazar esta gestión con la previsualización y elaboración de facturas y otros documentos asociados, generando distintas series para la emisión de albaranes, devoluciones y facturación.
Datos adicionales
Este sistema nos permite incluir en el software todos los datos adicionales que consideremos relevantes como la fecha original de alquiler, o las unidades originalmente alquiladas, que se irán replicando en los sucesivos albaranes y facturas de cada periodo de facturación.
Datos adicionales en facturas
En cuanto a los datos adicionales en facturas, podremos definir opcionalmente datos adicionales con los parámetros de cálculo de cada línea de alquiler. Aunque estos datos aparecen reflejados en la descripción de la línea, esto nos permite disponer de los mismos de modo sistemático y poder así emplearlos en otros procesos tales como:
- Fecha inicial del periodo de facturación.
- Fecha final del periodo de facturación.
- Número de días festivos comprendidos dentro de dicho periodo.
- Número de unidades alquiladas en dicho periodo.
- Proceso de facturación.
El proceso de facturación de alquileres consiste en seleccionar los albaranes de alquiler y devolución que se encuentren pendientes de facturar, pertenecientes a las series indicadas en la configuración, y emitir las facturas correspondientes al servicio de alquiler de los productos contenidos en dichos albaranes.
En la factura se computarán los días de alquiler correspondientes al periodo comprendido entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha de emisión del albarán de devolución, descontando los días festivos comprendidos en dicho periodo. Para los artículos que aún no hayan sido devueltos, se facturarán los días comprendidos entre la fecha de emisión del albarán de alquiler y la fecha final del periodo que se está facturando, ambas inclusive.
Además, para los artículos que siguen alquilados, se emitirá un nuevo albarán de forma que sean tenidos en cuenta en el próximo periodo de facturación. Este albarán se emitirá en un almacén especial de modo que no afecte al stock de los almacenes reales.
Lista de albaranes
Esta funcionalidad del programa de gestión, nos ofrece la oportunidad de comprobar los albaranes que se encuentran pendientes de facturar con las restricciones que hemos establecido, y nos indicará mediante unas líneas de separación, los que se van a agrupar en una misma factura, atendiendo a los criterios de agrupación que hemos definido.
Antes de generar facturas
Pulsando el botón Previsualizar, se mostrará un informe con el listado de facturas que obtendremos al realizar el proceso de facturación. Una vez que estemos de acuerdo con los parámetros establecidos para el proceso, podemos pulsar el botón facturar, e iniciar el proceso real de facturación.
Al final del proceso se emitirán las facturas correspondientes.
Como ya hemos comentado con anterioridad, en la gestión de alquileres hemos incorporando al sistema la facturación, alquileres por proyecto, para poder controlar dentro de una obra el alquiler de un concepto. Este proceso de facturación de alquileres por proyectos, permite generar una factura por proyecto por cada mes. Los conceptos se facturarán de la forma habitual, igual que el proceso Facturación de conceptos, excepto los artículos de alquiler.
Además, ahora hemos añadido una nueva columna llamada «Lugar», entre las columnas «Descripción» y «Petición», que se rellena con un dato adicional de proyecto, indicando si estaba en presupuesto.
Una vez cambiada la columna «Lugar b/t», que se rellena con este dato adicional de proyecto, rellenaremos con el código de proyecto.
Todas las peticiones de nuestros clientes son estudiadas y valoradas para incorporar al sistema y mejorar día a día gracias a sus necesidades.
