Un responsable de gestión de proyectos tiene una ardua y compleja labor en su día a día, puesto que debe gestionar los diferentes procesos y personal que intervienen en cada uno de ellos, además de las incidencias que puedan surgir en el día a día.
Este responsable debe tener la capacidad de liderar el proyecto, iniciarlo, supervisar su ejecución siguiendo todos los protocolos y estándares de calidad, así como la finalización del mismo con la mayor rapidez y beneficio.
Uno de los módulos más importante de nuestro ERP es el módulo de proyectos. Este sistema nos permite administrar el ciclo de vida de sus obras e instalaciones, generando presupuestos, planificación, imputación de costes, certificación y facturación, equilibrando las cargas de trabajo y coordinando las tareas de su equipo. Este módulo permite controlar sus proyectos desde una única ventana. Podrá analizar todos los datos como recursos utilizados, desviaciones de costes, certificaciones y retenciones, agenda de seguimiento, gestión documental de planos, contratos…
Dada la experiencia en el sector podemos enumerar 5 consejos que todo jefe de proyectos debería cumplir y seguir para obtener los mejores resultados.
Liderazgo, para ser un buen líder y gestor de proyectos, debemos tener en cuenta varios factores:
- Escuchar a nuestro equipo es clave para la mejora de procesos, atender sus peticiones y aportaciones hará un crecimiento para el líder y el proyecto.
- Comunicación, que debe ser fluida y clara de las expectativas del personal y de los procesos a realizar.
- Ejemplo, predique con él y haga lo que quiera que su equipo haga y se comporte, no hay mejor espejo que el propio.
- Decisión, que debe tomarse sin prologarse y de manera consciente y firme.
- Deje trabajar a su equipo y actúe en caso necesario, la confianza en imprescindible en un buen líder.
- Valore el equipo y dele su sitio en la empresa, cuanto más satisfecho y protegido se sienta el trabajador, mejor responderá en su día a día.
Planificación, indispensable para una buena gestión ya que permite adecuar y disponer de los tiempos, personal, maquinarias, servicios, etc. Y cumplirse con un orden lógico. Hay que tener en cuenta que un ERP como el nuestro permite planificar las necesidades en el tiempo en función de su naturaleza (personal por categorías, tipos de maquinaria, departamento…) y visualizar de forma gráfica, a través de un cronograma, las cargas de trabajo o las carencias a la hora de afrontar alguna fase del proceso, entre otros.
Prevención, un gestor debe contar con que pueden surgir trances y conflictos que debemos prever, por lo que debemos anticiparnos a ese tipo de situaciones y aplicar protocolos para dominar las mismas, teniendo una “plan B” ante ellas.
Optimización, vital para la gestión del equipo, además de materiales y maquinaria, controlando así el presupuesto inicial y las posibles desviaciones, por lo que un gestor de proyecto no debe descuidar en ningún momento la ejecución de cada una de las fases del mismo.
Ejecución y calidad, si el resto de puntos son importantes, este quizás sea el más relevante, puesto que si hemos ejecutado bien los 4 anteriores nuestro trabajo deberá ser impecable y estar ejecutado en los tiempos y plazos acordados, además de revisar la calidad de los mismos.
