Hoy en día se dedica poco tiempo a la escritura y ortografía, las redes sociales, las aplicaciones de mensajería instantánea nos han “instaurado” las abreviaturas, anglicismos, emoticonos, gifs, stickers, etc… Y así hasta un largo etcétera, pero dentro del mundo empresarial la comunicación por excelencia sigue siendo el correo electrónico, al que dedicamos poco tiempo y no nos paramos en pequeños detalles que podrían mejorar notablemente este modo de contacto y envío de información.
Un correo electrónico o email, es un mensaje digital que se transmite mediante una red informática. El funcionamiento del email es similar al del correo postal. En ambos casos, existe un mensaje que un destinatario envía a un receptor. Con el email, el contenido es digital (virtual), mientras que una carta postal es física (se plasma en un papel). El buzón al cual llega el email también es virtual: se trata de un servidor de correo electrónico.
En este post vamos a dar una serie de consejos prácticos para poder mejorar la comunicación, trasmitir seriedad y profesionalidad, y que sea eficaz y, sobre todo, fácil de entender.
- El tipo de letra, color, logos del mail deben ser siempre iguales para todos los departamentos, transmitiendo una imagen de corporación y unidad.
- Las mayúsculas se entienden como grito o forma agresiva de expresarse, es más importante subrayar o resaltar con negrita que utilizar mayúsculas.
- Controla el uso de puntos de exclamación. El exceso de este recurso da cuenta que eres un escritor novato y queda poco profesional.
- La información principal debe ir en el título del correo y siempre debe existir un asunto en el correo, así evitarás desperdiciar el tiempo de quien lo recibe.
- Repasa y utiliza un corrector ortográfico, en el mundo profesional una falta de ortografía o una frase mal escrita resta mucha credibilidad.
- Si en el cuerpo del correo indicas que envías un adjunto, recuerda agregarlo, es un error muy común que obliga a solicitar de nuevo el mismo y da imagen de poca concentración o despiste.
- Saluda al iniciar la conversación y dirígete en caso de conocerlo a la persona a la que va destinada el correo y, por supuesto, despídete educadamente agradeciendo el tiempo de lectura y una pronta respuesta.
- No debemos realizar malas interpretaciones al recibir un correo, por lo tanto, tampoco debemos enfatizar al enviarlos, cada persona puede leer y asimilar el correo de una manera diferente, es importante intentar ser lo más educado posible y no entrar en discusiones que podrían arreglarse con una llamada o en persona.
- Firma. El cierre de tu correo electrónico debe ser formal. Utiliza tu nombre y apellido. Si escribes en nombre de una organización y conoces el cargo de la persona a la que envías el correo, no dudes en utilizarlo.
En definitiva, debemos cuidar minuciosamente los detalles a la hora de escribir nuestros correos electrónicos. Los correos formales tienen una estructura, un formato y un tono que encajan con los objetivos y con las normas sociales y de cortesía que se deben seguir en cada caso.
