Dentro de nuestro ERP hemos automatizado muchos procesos de la gestión diaria de nuestros clientes, para ayudarles a agilizar su día a día, hoy queremos detenernos en la gestión de albaranes.
Los albaranes son documentos imprescindibles para gestiones que implican mercancías en tránsito. Supone una transacción vital que valida que los productos se corresponden con las órdenes de compra. Este tipo de elementos de comprobación que antecede a la facturación final habilita el atajo de pedidos que no se corresponden.
El albarán o nota de entrega, es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. Al comprador le sirve para comprobar que lo que ha recibido coincide con lo que solicitó y verificarlo con la facturación del pedido cuando ésta sea posterior.
Dentro de nuestro ERP existe un proceso muy interesante en torno a la gestión de albaranes, llamado FACTURACIÓN DE ALBARANES y que existe tanto para compras como para ventas.
Este proceso genera las facturas a partir de los albaranes de clientes introducidos, agrupando los mismos que sean del mismo cliente y que tengan la misma forma de pago, de esta manera simplificamos la facturación y la carga de documentos y giros. Además, también existen otros condicionantes para que agrupe los albaranes de un mismo cliente, y son que tenga el mismo porcentaje de descuento en la cabecera, como el mismo descuento por pronto pago y que además tengan el mismo porcentaje de IVA para los portes y gastos varios.
Este proceso funciona de la siguiente manera:
Para realizar la facturación deberá indicar la serie de las facturas a generar (si es que tienen) y la fecha de la factura. Además, podrá restringir por albarán, fecha, agente, cliente… permitiéndole así un gran abanico de posibilidades a la hora de seleccionar el tipo de facturación a realizar.
Agruparemos si queremos los albaranes que posean el mismo valor para un dato adicional (agrupar por dato adicional).
Otras restricciones que podremos utilizar serán el filtrar por datos adicionales. Además, dispone de una opción para seleccionar el modelo del formato de albaranes a emitir, indicando por defecto el formato establecido como standard, una vez rellenados los campos deseados podrá pulsar el botón LISTA DE ALBARANES para que muestre los distintos albaranes que cumplen con las restricciones indicadas previamente.
Existe otro apartado donde podemos MARCAR TODOS, DESMARCAR o ACTUALIZAR LISTA. En Marcar o Desmarcar, indicamos qué albaranes deseamos marcar, para facturar. La opción Actualizar Lista, se utiliza por si hemos variado el criterio de restricciones.
Una vez indicados aquellos albaranes que deseamos facturar, debemos indicar a qué número y serie de factura van a pertenecer. En la opción PREVISUALIZAR, nos permite ver cómo quedarían los albaranes que hemos seleccionado, convertidos en facturas.
En FACTURAR, comenzaría el proceso de facturación. Una vez facturados los albaranes, podremos visualizar un informe de los albaranes que han pasado a factura, así como las facturas correspondientes a dichos albaranes.
Las facturas realizadas a través de este proceso no se podrán modificar al venir de albaranes. Para modificarlas tendremos que desemitir la factura y modificar los albaranes para volver a facturarlos.
