La formación es una parte de la implantación del software tan importante como la compra.
Para una buena implantación, es imprescindible tener un alto conocimiento sobre el ERP, por ello, antes de comenzar a trabajar con un sistema es fundamental comenzar con la formación, esto marcará un punto de partida y nos permitirá ir conociendo el sistema, estructurando la forma de trabajar e incorporando los diferentes usuarios y departamento hacia el uso del ERP.
La clave para sacar el mayor rendimiento a un ERP es conocerlo, es decir, tener una buena implantación de partida pero invirtiendo en formación y, como ocurre en muchos sectores, la formación de un ERP debe pasar por refrescos anuales y por el conocimiento de nuevos módulos y procesos. Es fundamental invertir en formación. Quizás sea el elemento más crítico de una implantación de ERP, ya que será el equipo humano quien deba sacar el rendimiento al sistema. Por lo tanto, es importante crear un programa de formación que se ajuste a la función de cada uno de los usuarios y departamentos de la empresa y que se alinee con los objetivos definidos.
Como ya hemos comentado en otros artículos, para que la implantación sea exitosa debemos tener en cuenta dos factores muy necesarios, un responsable y los objetivos a conseguir:
Lo primero que debemos hacer es asignar un responsable de proyecto, es vital que haya una figura que se responsabilice de la correcta implantación, que sea un guía en el día a día del proceso, que conozca de antemano necesidades, que haya valorado y decidido la compra del ERP y que, una vez adquirido el sistema, certifique cómo se va implantando y marque una guía de objetivos. Esta figura responderá sobre posibles avances e incidencias y conocerá de primera mano cuáles son los logros obtenidos.
Y lo segundo, fijar unos objetivos a lograr con el sistema. Establezca y priorice necesidades por departamento y revise que se cumplan para obtener todos los beneficios que le reportará la adquisición del nuevo sistema. Debe centrar sus objetivos en la optimización de procesos, pero también en mejorar y conocer nuevas formas de trabajo, que resolverán problemáticas y ayudarán en la toma de decisiones para innovar en procesos, gracias al nuevo sistema y a las nuevas formas de trabajo. De esta forma, redundará en reducción de costes y ganancia de tiempo.
Además debemos tener en cuenta que para que una implantación tenga éxito:
- Implicación, el personal debe estar implicado en la implantación y formación del ERP, de nada sirve un buen trabajo por parte del implantador si la empresa no está concienciada de que hay unos plazos y debe adquirirse el conocimiento que luego se pondrá en práctica.
- Refrescos de formación, es importante pasar por cursos de refresco o reciclaje por varios motivos, el primero es recordar aquello sobre lo que nos formamos pero no hemos puesto en práctica o, porque dada la cantidad de posibilidades, hemos olvidado. Además los ERP son herramientas vivas que evolucionan y surgen nuevas actualizaciones, mejoras, incorporaciones, etc.
- Planificación, agenda un calendario de formación y cumple los plazos, no retrases ni modifiques los mismos en la medida de lo posible. La formación es clave y debemos darle prioridad, una vez tengamos los conocimientos adquiridos, todo serán ventajas para nuestro trabajo y empresa.
- Comunicación, habla, habla y sigue hablando con tu proveedor y empleados, saber y conocer qué necesitamos, cómo hacerlo y cómo asesorarnos es crucial para un buena implantación y formación.
- Y, por último, realiza un seguimiento y certifica los objetivos, es muy importante saber si están cumpliendo plazos y adquisición de conocimientos para sacar el rendimiento al ERP, que al final es el objetivo de la formación.
