Ya hemos hablado en artículos anteriores de cuáles son los pasos a seguir a la hora de contratar un ERP, qué estrategias utilizar y qué decisiones debemos tomar para elegir la solución correcta para nuestra empresa.
Una vez escogido el ERP de gestión para la empresa, es muy importante seguir una serie de pasos para que este proceso sea un éxito, pero sobre todo debemos destacar que una parte realmente importante de este éxito es el factor humano, es decir, la implicación del personal, la dedicación y el conocimiento, son vitales para que en un tiempo prudencial podamos obtener el mayor rendimiento y satisfacción ante este nuevo proyecto.
Estos son los 5 puntos a seguir más importantes para una correcta implantación.
- Responsabilidad
Asigne un responsable de proyecto, es vital que haya una figura que se responsabilice de la correcta implantación, que sea un guía en el día a día del proceso, que conozca de antemano necesidades, que haya valorado y decidido la compra del ERP y que una vez adquirido el sistema, certifique cómo se va implantando y marque una guía de objetivos. Esta figura responderá sobre posibles avances e incidencias y conocerá de primera mano cuáles son los logros obtenidos.
- Guía de objetivos
Fije unos objetivos a lograr con el sistema. Establezca y priorice necesidades por departamento y revise que se cumplan para obtener todos los beneficios que le reportará la adquisición del nuevo sistema. Centre sus objetivos en la optimización de procesos, pero también en mejorar y conocer nuevas formas de trabajo, que resolverán problemáticas y ayudarán en la toma de decisiones para innovar en procesos, gracias al nuevo sistemas y a las nuevas formas de trabajo. De esta forma, redundará en reducción de costes y ganancia de tiempo.
- Formación
Antes de comenzar a trabajar con un sistema es fundamental comenzar con la formación, esto marcará un punto de partida y nos permitirá ir conociendo el sistema, estructurando la forma de trabajar e incorporando los diferentes usuarios y departamento hacia el uso del ERP.
La clave para sacar el mayor rendimiento a un ERP es conocerlo, es decir, tener una buena implantación de partida pero invirtiendo en formación y como ocurre en muchos sectores, la formación de un ERP debe pasar por refrescos anuales y por el conocimiento de nuevos módulos y procesos. Es fundamental invertir en formación. Quizás sea el elemento más crítico de una implantación de ERP, ya que será el equipo humano quien deba sacar el rendimiento al sistema. Por lo tanto, es importante crear un programa de formación que se ajuste a la función de cada uno de los usuarios y departamentos de la empresa y que se alinee con los objetivos definidos.
- Importación de datos
Conocedores de lo que supone un cambio de software y de la necesidad por parte de nuestros clientes en conservar los datos que han ido acumulando en sus anteriores soluciones, las aplicaciones de Distrito K, constan de procesos para adquirir datos de otros sistemas. Nuestras soluciones permiten importar datos de su anterior programa para facilitar la puesta en marcha, gracias a la adquisición de datos y la compatibilidad con formatos como: Excel, Access, DB, DBF, CSV, TXT, entre otros. Otra de las ventajas de este proceso es que se podrá automatizar, la importación de las tarifas de proveedor de forma sencilla y mecánica, evitando tener que dar de alta información de manera manual. Simplemente con que su proveedor le envíe las tarifas en los formatos descritos, la aplicación actualizará automáticamente toda la información relativa, como artículos, descripciones, precios, imágenes, etc. Además de todo esto, podrá exportar datos para realizar integraciones con otras aplicaciones o explotar la información desde otro sistema.
- Mantenimiento
Es vital contratar un servicio de mantenimiento. Cuando un cliente contrata este servicio, garantiza el mejor soporte técnico postventa, las más novedosas actualizaciones y mejoras en su ERP, dando lugar a la mayor satisfacción del cliente, al aprovechamiento y rendimiento de su programa y a la apertura de áreas en la empresa gracias al manejo de la información.
