De acuerdo con un estudio realizado por Harvard Business Review, las empresas que llegan a elegir un ERP y lo adquieren, tienen una reducción de pérdidas y mermas del 10 %; pero quienes lo eligieron correctamente, tienen una reducción hasta del 35 % en promedio.
Si bien para las grandes empresas puede resultar más obvio elegir un ERP para optimizar los procesos del negocio, para las medianas y pequeñas empresas esta decisión estratégica sigue estando sujeta a los costes generados y a la garantía de que la misma pueda adaptarse a las necesidades puntuales que tienen.
Por eso, en este artículo damos a conocer las claves y consejos para elegir el mejor software ERP para una empresa, entre todas las opciones del mercado.
1 Conocer los requisitos y necesidades fundamentales de la empresa
Se debe conocer en esta primera fase cuáles son los requisitos funcionales y necesidades concretas de la empresa. Es necesario definir el esquema de implementación, las prioridades, impacto al negocio y beneficios probables, así como considerar qué áreas se verán impactadas con la decisión. También es importante involucrar a las personas que se verán afectadas directamente con su implementación. En este proceso, se escucharán sus ideas y propuestas para la contratación e implementación del sistema de gestión.
2 Capacidad de ampliación y flexibilidad de la plataforma
La lista de requisitos y necesidades actuales no debería ser la única información que guíe una decisión de compra. También hay que considerar qué funcionalidades se necesitarán a medida que la empresa se desarrolle o sufra modificaciones. Esto significa que hay que mirar más allá de las funcionalidades estándares que ofrece un sistema y pensar con qué facilidad podrá adaptarse a las cambiantes necesidades de la empresa. Si hay limitaciones excesivas en cuanto al grado de personalización de un sistema ERP en particular, es conveniente buscar otras alternativas.
La flexibilidad y escalabilidad del software eliminarán posibles limitaciones en el presente y en el futuro. Elegir un ERP que pueda cubrir las necesidades actuales del negocio y a la vez cuente con la capacidad de evolucionar en el futuro a la par del negocio, es vital.
3 Integración entre departamentos: Módulos
El mejor ERP tiene como objetivo automatizar y agilizar los procesos de negocio, por lo que el producto seleccionado debe ser capaz de sustituir las aplicaciones y los métodos utilizados en estos para unificar toda la gestión corporativa en él: programas de contabilidad y finanzas, tesorería, compras, almacén, ventas, facturación, fabricación, proyectos, etc. Las soluciones modernas ofrecen distintos módulos integrables para abarcar las diferentes áreas.
4 Personalización: Facilidad de uso y seguridad
El éxito de un software ERP se mide, en buena medida, por la satisfacción de los usuarios, por eso es crítico que ofrezca la máxima personalización y parametrización: facilidad para crear nuevos procesos, opciones de menú, nuevos campos, nuevas pantallas, tablas… El ERP tiene que adaptarse a la empresa y no al revés. Por otra parte, el acceso por roles a datos y funciones es innegociable para proteger los datos corporativos. En esencia, un buen sistema ERP será capaz de presentar la información correcta a las personas adecuadas en el momento oportuno.
5 Capacidad para admitir usuarios móviles
Dar a los empleados la posibilidad de trabajar cómo, dónde y cuándo lo necesiten ha impulsado la productividad considerablemente. Si la funcionalidad móvil es limitada, será imposible lograr ese aumento de eficiencia. Un ERP debe ser compatible con el uso móvil y accesible desde cualquier lugar y en cualquier momento. Cuando los empleados se desplazan, necesitan una herramienta que les permita compartir y acceder a la información necesaria. Quizás aún más importante es la capacidad de introducir y almacenar datos, todo en un solo proceso.
6 Capacidad de análisis: Cuadros de mando
La integración de todos los departamentos en una única solución permite trabajar con datos únicos. Esta uniformidad facilita la posibilidad de realizar análisis certeros de los que obtener información de valor, pudiendo hacer un seguimiento de todos los objetivos de negocio. La solución debe ofrecer cuadros de mando para visualizar fácilmente los KPIs de cada área y proporcionar una visión global realista y efectiva que nos facilite tomar decisiones necesarias, permitiendo tomar ventaja respecto a la competencia.
7 Costes del proyecto, mantenimiento e implantación
Una de las dificultades de implementar un nuevo sistema operativo consiste en el cambio de mentalidad que requiere por parte de los empleados respecto a la manera que tiene la empresa de proyectar su actividad. Invertir en un ERP o sustituirlo por otro más moderno y mejor equipado requiere una gran inversión de tiempo e implicación. El tiempo que requiera la implantación, así como el coste del software ERP, son criterios que hay que tener en cuenta en el momento de elegir. Es importante analizar los costes del proyecto, conociendo no solo los costes de la implementación en su fase inicial, sino también los de su mantenimiento y soporte durante todo el proceso.
Debemos tener en cuenta el coste de las licencias, que dependerá de la cantidad de módulos y usuarios que se contraten. También hay que conocer los costes de importación de datos y personalización. Y no podemos olvidar los costes del soporte técnico y mantenimiento.
Finalmente, es importante tener presente que todo proyecto lleva su tiempo. A lo largo de todos estos años, hemos aprendido que para que un ERP sea implementado de manera correcta y exitosa, debemos considerar:
- El uso de los recursos internos, su disponibilidad, experiencia y conocimiento porque de estos dependerá la duración y éxito del proyecto de implementación.
- La adherencia a los procesos estándares de la solución porque de esta depende el nivel de adecuaciones y/o desarrollos que se deberán realizar.
- La calidad de los datos y procesos de negocio existentes.
- La cultura de la empresa respecto a la tecnología y su adopción.
- La formación necesaria de todos los departamentos implicados para empezar a trabajar con la nueva herramienta.
Así, concluimos que el tiempo de implementación puede variar de 2 meses hasta 2 años dependiendo de los factores antes mencionados.
