La oficina sin papel, ¿es posible?

Cuando adquirimos una aplicación de gestión, uno de los objetivos puede ser reducir el consumo de papel tanto en su vertiente económica como ecológica. Cada vez que imprimimos un informe o listado, una factura o recibo… estamos gastando papel, tinta, energía eléctrica… a lo que habría que añadir el desgaste y mantenimiento de los equipos de impresión, así como el posterior almacenamiento y custodia de dichos documentos.

Con nuestro software de gestión es posible evitar la necesidad de imprimir y almacenar documentos en papel gracias a funcionalidades como:

• La gestión documental que ofrece la posibilidad de escanear la factura del proveedor y guardarla en formato digital.
• El EDI que permite la transferencia directa de datos comerciales entre empresas.
• La factura electrónica que se expide y recibe en formato electrónico.
• El uso de dispositivos móviles en almacén como PDA y tablets.
• La posibilidad de exportar documentos a formato PDF con su correspondiente firma electrónica.
• La exportación de informes y listados a hojas de cálculo.
• El envío directo por correo electrónico desde la aplicación.

Cuando los usuarios de un programa de gestión empiezan a registrar toda la información en el sistema, se produce no solo una importante reducción de costes sino que además permite mejorar el conocimiento global de la organización, mejorando la relación con clientes y proveedores, minimizando errores…