Solo con la inclusión de programas de gestión documental las empresas pueden ahorrarse un 16% en su presupuesto general. Una gestión obsoleta provoca una pérdida de tiempo en tareas nada productivas y que no generan valor para la empresa. Una de las tareas que más tiempo consume en una oficina (hasta unas 600 horas laborables al año) es la gestión de documentos impresos. Esto supone un 35% de la jornada laboral.
Estos y otros temas es conveniente que se pongan sobre la mesa de los consejos productivos con el objetivo de buscar una solución a todos los procesos que afectan negativamente a la productividad.
Por otro lado los costes de personal, equipamiento y recursos aumentan en empresas que mantienen una producción documental impresa.
Automatizar este y otros procesos de gestión en una empresa comienza a ser un aspecto que repercute en la eficacia de todos los departamentos y que afecta dramáticamente a la competitividad y rentabilidad de una empresa. La reducción de costes en una empresa si se automatiza la gestión documental puede llegar a suponer entre un 65% y un 80%. Pero más allás del aspecto económico se consigue ahorrar tiempo, espacio y se evitan pérdidas de información de valor.
