Llega un momento en la evolución de toda empresa que la herramienta de gestión “le aprieta” y comienza un debate sobre cómo encarar el proceso de cambio. Con la perspectiva que nos otorga nuestra experiencia, de más de 20 años implantando soluciones ERP, desde Distrito K deseamos compartir estas claves que nos llevarán a una implantación exitosa:
- Encontrar el mejor momento
De lo anteriormente descrito podemos deducir que lo ideal es empezar nuestra actividad con un sistema de gestión ya operativo; pero si nos ha sido imposible o hemos escogido erróneamente debemos ser conscientes que cuanto más tiempo tardemos en cambiarlo mayores serán las inercias y herencias negativas que arrastraremos. Debemos considerar esa elección inicial como un error que no debemos repetir y aprovecharlo para aprender.
- Definir claramente los requerimientos
Antes de contactar con los proveedores de servicios hemos de tener claro qué procesos necesitamos automatizar, así como los roles de cada departamento en la empresa y las necesidades presentes y futuras.
Un buen sistema ERP debe ser flexible, permitiendo arrancar con las necesidades que tenemos hoy, y crecer acompañando a la empresa cubriendo las nuevas necesidades. Es importante, por ello, que se haga una rueda de análisis de necesidades con los responsables de cada departamento y se plasme en un documento de partida o RFP; pero también debemos observar nuestro entorno.
No hay dos empresas iguales, pero sí hay muchos puntos de coincidencia. Si un proveedor de servicios ERP ha trabajado en nuestro entorno, o tenemos conocimiento de casos de éxito en empresas similares a la nuestra, siempre será un comienzo prometedor del camino al éxito en la implantación.
- Buscar una solución modular y escalable
Las empresas cambian, crecen, modifican y amplían sus actividades… Y nuestro ERP debe hacerlo con nosotros, para ello debemos asegurarnos en el proceso inicial de selección que el software que estamos evaluando nos ofrece opciones para crecer tanto a nivel operativo (nuevos usuarios) como en módulos estándar o desarrollos personalizados que satisfagan las posibles necesidades futuras que se puedan presentar. Y sobre todo debemos tener la seguridad de que este crecimiento se hará sobre una base de gestión sólida, que no se verá comprometida en el futuro porque tengamos nuevas exigencias.
- Asegurarse de la fiabilidad del proveedor
La relación entre la empresa y el proveedor de servicios debe ser de confianza mutua. Es fundamental que el proveedor de servicios sea transparente desde la fase de preventa y que tenga una experiencia demostrable. Debemos huir de las presentaciones de “powerpoints” y las “buenas intenciones” y buscar que el proveedor ponga a nuestra disposición un consultor experimentado que analice nuestros procesos y nos plantee una maqueta sobre una instalación real de la solución propuesta. Un pequeño fabricante local puede carecer de los recursos necesarios para satisfacer nuestras necesidades de servicio, aunque su cercanía lo haga atractivo; una multinacional seguramente tendrá una mayor capacidad pero para ella nuestra PYME podría ser un pequeño grano de arena en el desierto. Nuestro socio tecnológico debe tener el volumen adecuado para garantizarnos la mejor atención.
- Tener presente el coste total del proyecto así como el retorno de la inversión
Muchas empresas, aún a día de hoy, ven erróneamente las Tecnologías de la Información como un gasto en lugar de como una inversión que debe generar retornos. A la hora de evaluar un ERP no sólo debemos tener en cuenta el coste de la adquisición de las licencias sino también de los necesarios procesos de implantación y servicios de mantenimiento (¿las llamadas a soporte técnico son a través de un 807, de un 902 o de un teléfono fijo normal?, por ejemplo). A mayores deberemos tener en cuenta también si existen costes asociados como pudieran ser las licencias del motor de bases de datos que se utilicen u otras herramientas de desarrollo o personalización como pudieran ser sistemas de Bussiness Intelligence. Optar por una solución que tenga integrados estos elementos redundará en un ahorro de costes a largo plazo.
- Buscar una solución consolidada
Suele decirse que la informática es una cuestión de dos letras, P de plazo (de entrega) y P de precio. Por ello partir de un desarrollo ya completo, consolidado y con presencia en el mercado es garantía de robustez y eficacia. Debemos buscar que el estándar de partida cubra la gran mayoría de nuestras necesidades y que si es necesario realizar alguna adaptación el sistema permita realizarla sin salirnos de dicho estándar (por ejemplo utilizando una capa de personalización mediante scripts, formatos de edición, formatos de impresión, informes o herramientas similares).
- Software Standard Personalizable. Una solución que se adapte a nuestra empresa
En los inicios de la informática empresarial todas las soluciones eran “a medida”, desarrolladas directamente para responder única y exclusivamente a las necesidades de cada organización. Esta metodología se reveló como inasumible por la gran mayoría de empresas debido al elevado coste tanto de implantación como de mantenimiento a largo plazo, y se dio paso a las soluciones estándar. Estas soluciones, rígidas y cerradas, se convirtieron en alternativas muy económicas que podían cubrir las necesidades más básicas, pero que adolecían de carencias al pretender ser universales, siendo en muchos casos “universalmente inadecuadas”.
Por ello en Distrito K, desde el comienzo de nuestra andadura como fabricantes de soluciones ERP, optamos por un modelo de Software Standard Personalizable; es decir, una potente base de gestión común para todos nuestros clientes combinada con un amplio conjunto de módulos funcionales (fabricación, reparaciones, proyectos…) y una capa de personalización mediante formatos de edición (pantallas), formatos de impresión, datos adicionales, scripts (fragmentos de código en tiempo de ejecución), vistas e informes que nos permiten hacer que cada uno de nuestros clientes disponga de una aplicación totalmente adaptada reuniendo la elasticidad del software a medida con la robustez, simplicidad de mantenimiento y economía de una solución estandarizada.
- Primero la solución, luego los detalles
En nuestro proceso de cribado del mercado debemos anteponer la calidad técnica de la solución así como la fiabilidad del potencial socio tecnológico antes que nuestras preferencias sobre el tipo de licenciamiento (pago por uso, el tan famoso SAAS, o la licencia en propiedad), la tecnología de la instalación (cloud o en un servidor local).
- El bajo precio no es sinónimo de buena compra
Cuántas veces nos hemos encontrado con que para cada pequeña necesidad de la organización se ha optado por una solución “free” sin conexión con el resto del ecosistema. Estos parches, que proliferan como las malas hierbas en la organización, acaban suponiendo unas pérdidas de rendimiento motivadas en la duplicidad de tareas, y el problema se agrava con el paso del tiempo puesto que cada día que pasa la dependencia y la resistencia al cambio se hacen mayores.
- Actualizaciones, mantenimiento y soporte
En ocasiones al realizar el análisis tanto económico como de implantación del sistema estas tres variables quedan fuera. ¿De qué nos vale un gran ERP si su coste anual de mantenimiento excede la capacidad de inversión de nuestra empresa? ¿de qué nos vale si al primer cambio de normativa nos obliga a tener que volver a invertir en actualizarlo? ¿cómo vamos a generar retorno de la inversión si nuestros empleados no están correctamente formados para explotarlo, o aún peor, si cuando tienen una duda puntual de manejo la resolución de la misma se demora por tiempo indefinido? Lo ideal es que nuestro partner tecnológico nos facilite un contrato de mantenimiento garantizándonos el mejor servicio posible a partir de una cuota anual, de tal manera que podamos planificar correctamente nuestra inversión.
Por todo ello, avalados por nuestros más de 20 años de experiencia implantando soluciones ERP en empresas de todos los tamaños y sectores, desde Distrito K estamos seguros que podemos ser su socio tecnológico en esta aventura.
Confíe en nosotros, apueste por un software altamente parametrizable, en constante evolución y que no condicionará el crecimiento de su empresa; pero también por un servicio de implantación y de soporte técnico conformado por un equipo multidisciplinar de profesionales que desde el primer día le ofrecerán el mejor servicio. Hagamos camino juntos.