¿Hace años su empresa apostó por un software de gestión que hoy se ha quedado obsoleto? ¿No está contento con su servicio técnico y busca una opción mejor en el mercado que no le deje solo cuando surjan complicaciones? ¿Ha comenzado su aventura con un software ERP OpenSource estático y no costumizable y ahora que su empresa ha crecido y evolucionado necesita integrar otra herramienta más competente, adaptable y dinámica? Este tipo de situaciones se dan muy a menudo y lo complejo de una implementación de un nuevo programa de gestión puede hacer de estas transiciones una seria complicación. En Distrito K estamos habituados a asistir y ayudar a muchas empresas en este cometido, por lo que nos ha parecido interesante mostrar cómo una implementación de un software de gestión puede realizarse de la manera menos incómoda posible.
Objetivos realistas, funcionalidades necesarias
Una primera fase en el proceso de implementación se debe basar en construir un informe preciso de la actividad y del rol que el nuevo software ERP debe ocupar dentro de esta. Se deben establecer una serie de objetivos fundamentales básicos. No hay nada más frustrante que disponer de un número elevado de funcionalidades que no necesitamos y que no cumplen una tarea central en los procesos de la empresa. Una tarea básica para un software ERP es ayudar a visibilizar datos útiles de manera que tenemos acceso claro al funcionamiento diario de nuestra empresa, lo que nos da la oportunidad de analizar qué procesos son o no rentables o qué procesos son o no mejorables. Debemos entender cómo nuestro software ERP se puede estructurar de manera que se centre en la recogida efectiva de este tipo de información relevante.
Sinceridad y potencial
Conviene hacer una reflexión clara y honesta de los puntos débiles que se dan en nuestras operaciones. La idea es que el programa de gestión a implementar ayude a sacar el máximo partido a partir de mejorar esos puntos débiles. Se trata de un software pensado para llevarnos al futuro, no un simple medio para automatizar procesos manuales. Estamos hablando de explorar el potencial de una actividad a través del uso de herramientas tecnológicas, no se trata de convertir procesos caducos en procesos caducos integrados en nuevas tecnologías. De la misma manera, procesos que son la columna vertebral de nuestra empresa, que son nuestro elemento diferenciador, deben ser priorizados de manera que se mejore nuestra capacidad de destacar frente a competidores.
Selección y clasificación de información
Existe una oportunidad manifiesta de mejorar nuestra base de datos cuando abordamos un proceso de implementación. No estamos obligados a simplemente trasladar toda la información acumulada de un programa de gestión a otro. Es conveniente decidir qué datos son realmente útiles y qué datos pueden ser dejados atrás ya que no nos servirán en el futuro. No tenemos necesidad de mantener nuestro sistema antiguo en un rincón de la oficina, solo tenemos que tomar decisiones sobre lo que vale la pena conservar y llevarlo a nuestro nuevo sofware ERP.
Otra consideración es la de valorar nuevas variables en la clasificación de datos. Quizá nuestro sistema anterior no dispone de ciertas variables y características o quizá nos interesa introducir nuevos campos. Clasificar nuestros datos de manera más completa nos ofrecerá la oportunidad de disponer de información más precisa y, por lo tanto, de tener una visión más clara y detallada de todos nuestros procesos. Datos como nuestra cartera de clientes, fichajes de personal, históricos, pueden ayudarnos a ver cómo se comportan nuestros procesos y poder realizar ajustes que los mejoren de cara al futuro.
En muchos casos, esta tarea se basa en redirigir nuestra información actual a un nuevo destino dentro de la estructura del nuevo software ERP. Sí resulta conveniente aprovechar jornadas de inactividad para agilizar el proceso de migración de datos sin interferir o parar la actividad de la empresa. Hay que tener en cuenta que, dependiendo del volumen de datos, se puede tratar de procesos que lleven un tiempo considerable completar.
Estructura de accesos y formaciones específicas
Por razones de seguridad debemos contemplar la edificación de un sistema de códigos de acceso o perfiles de usuario. Solemos identificar con los clientes de Distrito K quiénes tendrán acceso al software ERP con el fin, no solo de definir roles y perfiles de acceso, sino también para saber cómo orientarlos, según su papel en la empresa hacia el uso correcto del nuevo programa de gestión. Nuestros servicios facilitan la formación a medida de los futuros usuarios de la aplicación pero es el cliente el que debe ayudarnos a identificar cómo vamos a estructurar esos usuarios para que tengan acceso a funcionalidades específicas, y no cometan errores a la hora de introducir información fuera de su ámbito de competencia. No es lo mismo el uso que hará de un software ERP un empleado en el departamento contable, que un operario en planta o un miembro del equipo comercial. Por lo tanto se trata de una cuestión tanto de seguridad como de eficiencia.
