EDI, del inglés Electronic Data Interchange, facilita el intercambio de documentación (pedidos, albaranes, facturas, inventarios, catálogos de precios…) entre sistemas informáticos de aquellos que comparten una relación comercial. Mediante el uso de un lenguaje común permite que diferentes sistemas de información interactúen entre sí, automatizando su integración mediante programas de gestión o sistema ERP.
- Características:
A través de una solución EDI, las distintas partes se relacionan sobre la base de un entendimiento claro y predefinido con respecto a una actividad en común. Esto se hace posible mediante la transmisión de datos de manera estructurada.
El intercambio se produce por medio de programas informáticos que actúan a modo de interfaz y permiten intercambiar información comercial estructurada. EDI establece la estructura de los documentos para su envío y define el significado comercial de cada uno. Por otro lado, es necesario un sistema adicional para la transferencia de ficheros.
- Aplicación:
EDI es un sistema de comunicaciones que sirve para el intercambio de información industrial, comercial, financiera, médica, administrativa o fabril y permite el intercambio de facturas, órdenes de compra, declaraciones de aduanas, etc. Esto disminuye el número de emisiones en papel y tareas administrativas, lo que incrementa sensiblemente la eficiencia de las operaciones más comunes de la empresa. Por otro lado, mejora las relaciones con agentes externos ya sean otras empresas, instituciones bancarias o administraciones públicas.
- Normas:
EDI proporciona normas de sintaxis que definen los documentos electrónicos (mensajes EDI) de uso internacional. EDIFACT (Intercambio Electrónico de Datos para la Administración, Comercio y Transporte) se basa en normas y documentos desarrollados por las Naciones Unidas (ISO 9735) lo que facilita labores administrativas a nivel global.
- Beneficios:
EDI nos ayuda a mejorar el rendimiento de nuestra empresa encargándose de agilizar procesos comerciales, facilitar la disminución de errores en documentos, favorecer la salida de stocks, mejorar la cadena de suministros y un ahorro significativo en costes administrativos. Todo esto afecta positivamente en la capacidad competitiva de la empresa que lo adopta.
- Componentes
Centro de Compensación
Su función es recibir, almacenar y reenviar a los destinatarios los documentos comerciales a intercambiar. Cada empresa dispone de un buzón electrónico donde se recibe la información, con lo que se garantiza la confidencialidad.
Red de telecomunicaciones
Los usuarios acceden al Centro de Compensación a través de una red terrestre mediante accesos habilitados o mediante red telefónica.
Estación de usuario
Se trata del software de gestión utilizado para realizar la conexión con el Centro de Compensación. Sus funciones comprenden: comunicaciones, traducción de mensajes al formato estándar, entrada de datos e impresión de documentos recibidos.
