¿Qué son las certificaciones en la gestión de proyectos?

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Como empresa desarrolladora de ERPs para el sector proyectos, en el que podríamos englobar constructoras, instaladoras, ingenierías, etc. llevamos 25 años profundizando y conociendo las necesidades del sector, por eso sabemos cuán importante es el proceso de certificaciones, pero ¿Qué es en realidad una certificación y para qué sirve?

La certificación es un documento que estima los trabajos ejecutados (las partidas y capítulos realizados de una determinada obra) en cada período del proyecto para poder facturarlos, podríamos decir que es una factura de los trabajos realizados.

Debemos tener en cuenta que esta se efectúa en base al presupuesto determinado en el contrato, que ambas partes han firmado y aceptado.

En las certificaciones se pueden incluir las desviaciones justificadas de las partidas presupuestadas y los materiales no utilizados pero ya en obra, siempre que estén bien identificados y esto se haya acordado con anterioridad. Además, sirve para demostrar que se ha completado correctamente esa parte del trabajo.

¿Qué tipos de certificaciones existen?

Las certificaciones pueden ser parciales o a origen.

  • Parciales: Es la acreditación de los trabajos en el proyecto por partes, acordando el pago parcial por parte del contratante a la empresa contratada de lo ejecutado en ese periodo.
  • Origen: Es la acreditación acumulada de los trabajos ejecutados de la cual se descontarán la suma de los importes certificados anteriores (parciales).

En nuestro ERP de gestión de proyectos SQL Obras, el ciclo de certificaciones está totalmente integrado con el resto de funcionalidades.

 

Dentro del apartado de certificaciones será donde demos por realizadas las partidas y capítulos de una determinada obra. Esta certificación puede venir de un presupuesto el cual, en caso de tenerlo configurado, nos arrastrará todos los capítulos del presupuesto para que nosotros rellenemos las mediciones o porcentajes construidos en el momento de elegir la obra.

Si el proyecto tiene mediciones parciales, la certificación aparecerá con las cantidades en blanco para que vayamos rellenándolas.

Si, por el contrario, tiene mediciones a origen, arrastrará las cantidades de la última certificación para añadir las nuevas mediciones.

Para facilitar su introducción en cada una de las partidas, podremos indicar la cantidad realizada o bien el % construido con lo cual automáticamente nos pondrá cuánta cantidad hay realizada para que nos dé ese porcentaje de construido.

Desde esa misma ventana podremos variar esas cantidades para ajustarlas a la realidad, el proceso multiplicará esas cantidades y horas, y por lo tanto nos dará un valor de los costes y precios por las unidades de medición de cada una de las partidas que realicemos en la certificación.

Dentro de la certificación, podremos anular aquellas partidas que todavía no hemos realizado y nos irá dando el importe de todo lo certificado. Una vez hecha la certificación, podremos desde esta misma ventana pasar a factura para que quede facturada esa certificación. Desde la propia certificación, podemos ver el origen del presupuesto que viene, así como la factura a la que fue enviada esa certificación. En caso de retenciones en la obra, las aplicará en la certificación para cobrarlas o facturarlas posteriormente.

Todas estas certificaciones que vayamos realizando de una obra quedarán vinculadas en la ventana de proyectos pudiendo acceder y visualizar desde esa ventana todas las partidas certificadas, los importes y todo lo que queda pendiente de certificar.

Otra de las opciones que vamos a poder realizar desde las certificaciones es la de generar certificación por lo pendiente. Esta opción se usará cuando queramos realizar la última certificación de la obra y si queremos que automáticamente nos coloque en la certificación las cantidades que quedaban pendientes de certificar para que la dé por realizada totalmente.

Si pulsamos en generar certificación nos pedirá seleccionar el proyecto y nos creará la certificación con todas las medidas que quedan pendientes, dando por certificada toda la obra.

Así pues, podemos realizar las certificaciones como paso previo a la facturación para controlar todas las mediciones de las partidas que vamos realizando arrastrando lo realizado en el presupuesto y avisando en caso de que las mediciones sean superiores a lo presupuestado.

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